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开发背景

办公自动化、部门和员工绩效考核、文件资料共享与管理是当前单位内部管理的重要组成部分,也是影响整个单位工作效率高低的重要因素。如果通过部署功能独立的软件系统分别解决上述三个问题,可能反而导致管理的混乱和日常办公的诸多不便。

在日常工作中,行政管理者可能会面临这些问题:口头安排下属的工作经常不了了之、员工不按时完成任务、员工缺乏主动性觉得干不干活都一样、部门间工作协调不畅、对下属部门或员工的绩效考核无法系统化实施、员工的离职或电脑损坏造成工作资料丢失。同时,普通员工也可能因被以下问题困扰:虽然办公室里已贴满便签但还是经常忘事、工作完成了却不知道怎么向领导汇报、工作任务已经很多领导却不知还继续给我安排工作、一份很久前写过的报告现在找不到了。

为解决上述问题,在单位内部搭建一套性能高效、操作简便,在实现工作流转办理的同时兼顾文件资料管理、工作量化评分、员工日常行为量化管理等功能于一体的内部管理平台成为提升单位整体效能的最佳解决方案。


功能介绍

效能管理系统提供了工作任务“安排-接收-办理(转办)-打分”流程管理、跨部门工作协作“发起-接收-办理(转办)-确认-打分”流程管理、员工违规与嘉奖行为记录打分管理、灵活多样的部门或员工效能图表分析等功能,并通过短信、邮件方式实时、自动为员工发送相关事项通知和提醒。对在工作流转和办理过程中产生的资料文件和相关批示备注进行永久性留存,方便日后查询和追责。自动统计部门或员工的开展工作和日常行为记录得分情况,服务单位绩效考核。

通过系统的部署和使用,能进一步规范单位内部管理、明确员工责任及目标、明确奖惩机制,有效提升员工的工作积极与主动性,最终使整个单位综合效能得以提升。



1、工作计划模块。通过该模块管理者可对本部门或下属部门及员工安排工作任务,并指定工作奖励分值与完成时限。当有新的工作任务时系统会自动向相关员工发送短信与邮件通知,并可在工作即将到期的3天(时间可定义)内和当日持续向员工发送工作催办短信与邮件提醒。员工通过系统接收任务并进行办理情况登记直至办结。最终,由管理者对工作完成情况进行总结,按情况给予一定的加扣分。通过该模块进行工作安排与办理,责任明确、奖惩有依、历史可查,同时用户可通过系统上传各类与工作相关的文件档案,实现资料集中管理,方便共享查询。员工本人也可以通过系统给自己安排工作,同时可对自己负责的工作创建多个不同周期、内容的短信与邮件提醒计划。

2、部门协作模块。通过该模块A部门员工可向B部门发起一个跨部门的工作协作要求,同时系统通过短信与邮件提醒B部门相关工作人员,B部门员工通过系统接收并办结,系统通过短信与邮件通知A部门发起协作的员工对办结情况进行即时确认,B部门领导对协作工作办理情况进行加扣分。通过该模块进行部门间工作协作,审批少、效率高,同时可实现工作办理情况的追溯。

3、员工行为记录模块。该模块主要实现管理者对本部门或下属部门员工需要惩罚或嘉奖的行为(迟到、早退、旷工、表扬等)进行记录并给予一定加减分,当员工行为被记录时,系统可通过短信和邮件对其进行通知。通过该模块对员工行为实施量化管理,透明、公正、告知及时。

4、效能分析模块。该模块实现对单个员工、部门所有员工、下属部门的工作任务总数、工作完成数、按时完成率、工作协作数、行为记录数以及对应加减分的综合报(图)表生成,最终作为单位量化考核依据。

5、信息资源模块。实现通知文件、简报等信息的发布与查阅。

6、扩展功能应用模块。包含通信录查询、短信群发、邮件群发。

7、个人中心模块。实现个人备忘录、相关参数配置与密码修改。

8、部门相关配置。实现部门员工等相关信息的管理维护。

9、系统高级管理模块实现系统运维核心参数、数据配置与管理。

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